Suunnitteluvaiheen johtaminen

Suunnittelemossa toimitilojen muutoskorjaushankkeissa eri alojen suunnittelijoita, tilaajaa, vuokralaista tai käyttäjää ohjaa suunnitteluvaiheessa projektinjohtaja.

Projektinjohtaja laatii suunnitteluvaiheen aikataulun sekä huolehtii aikataulussa pysymisestä, ja että suunnittelutyö etenee kohti tavoitetta. Tavoitteena yleisesti on laatia rakennuslupavaiheen pääpiirustukset tai urakkalaskentaa varten laadittavat suunnitelmat. Esimerkiksi urakkalaskentavaiheen suunnittelupaketti sisältää koko hankkeen kaikkien suunnittelualojen suunnitelmat ja hankkeelle laaditut asiakirjat. Suunnitelmilla tehdään urakkatarjousten kilpailutuskierros, jonka seurauksena asiakkaalle saadaan vertailukelpoiset tarjoukset samasta suunnittelusisällöstä.

Projektinjohtamispalvelulla varmistetaan, että asiakas tekee oikea-aikaisia päätöksiä ja että päätöksien tueksi on riittävät tiedot. Projektin johtaja varmistaa, että suunnittelijat tietävät mitä on päätetty ja miten päätös vaikuttaa heidän suunnitelmiinsa. Suunnittelijoiden työ aikataulutetaan ja johdetaan kohti yhdessä sovittua päämäärää.

Mitä työvaiheita kuuluu projektinjohtamiseen?

• olla käyttäjän ja omistajan tukena ja tavoitettavissa projektin suunnitteluvaiheen ajan
• suunnittelun edistäminen ja suunnitteluvaiheiden pilkkominen osakokonaisuuksiin
• selkiyttää projektihenkilöiden ja tiimin roolit, vastuut selkeinä sekä pitää yhteystiedot ajan tasalla
• vastata päivittäin avoimiin sekä esille tuleviin asioihin sähköpostitse/Teamsilla tai puhelimitse tai organisoida katselmuksia kohteeseen
• järjestää ja johtaa suunnittelukokoukset sekä laatia ja laittaa jakeluun kokousmuistiot sovitusti sähköpostilla tai projektipankkiin
• aikataulun laatiminen hankkeelle yhdessä tilaajan kanssa
• yhteydenpito ja erityisten kohteiden osalta saatetaan pitää säännöllisiä viikkotapaamisia asiakkaan kanssa hankkeen asioiden sekä päätöksien saavuttamiseksi

Mitä olemme oppineet projektien läpivienneistä?

• mikäli kyseessä on vanhat tilat, tulee olla mittatarkat lähtötiedot (esim. laserkeilattu aineisto), näin saadaan esim. pilarien ja palkkien paikat tarkasti uusiin suunnitelmiin.
• arkkitehtisuunnitelmat tulee olla hyväksytyt käyttäjällä sekä tilaajalla / asiakkaalla, ennen kuin siirrytään erikoissuunnitelmien laatimisiin.
• tekniset tilat tulee olla mitoitettu ja teknisille järjestelmille, tulee olla riittävät tilavaraukset hormeissa, alakattojen yläpuolisissa osissa sekä huomioitu pilarien ja palkkien sijainnit
• tilajärjestelyt, kulkureitit ja palo-osastoinnit tulee olla selvillä
• valaistustehot tulee olla tilojen vaatimuksien mukaisesti tarkistettu ja laskelman tarkastus tulee olla toteutettu esim. dialuxia käyttäen
• lämmitys- ja ilmanvaihdon sekä jäähdytysjärjestelmien simuloinnit tulee olla tiedossa sekä erityisesti tieto, tehdäänkö mitoitus neliö- vai henkilömääräperusteisesti esim. työhuoneissa ja kokoushuoneissa
• suunnitelmien yhteensovittaminen ja suunnittelijoiden keskinäisen yhteistyön tekeminen on suunnitelmien ristiriidattomuuden vuoksi tärkeää, joten sille on varattava riittävästi aikaa

Mitkä asiat tekevät suunnitelmasta erinomaisen?

• suunnitelmat ovat laadittu siten, että urakoitsija/urakoitsijat voivat niiden perusteella toteuttaa kohteen
• ristiriidattomat ja yhteensovitettu eri suunnittelualojen kesken
• sisältävät detaljitasoisen aineiston teknisesti haastavista kohdista
• toteutettu siten, että tilajärjestelyissä, toiminnallisuudessa ja muuntojoustavuudessa on huomioitu käyttäjän tarpeet
• suunnittelijalla on ollut käytössä riittävät tiedot suunnitelman vaatimuksista sekä mahdollisuus toteuttaa hanke ammattitaitoisesti
• työmaalla tulee olla riittävä ja ajantasainen suunnitteluaineisto hankkeen toteuttamiseksi
• tarpeen vaatiessa suunnitelmien täydentäminen ja tarkentaminen työmaan tarpeisiin, jotta pysytään aikataulussa ja rakentaminen etenee