Alma Medialla muutoshalua ja draivia

”Täällä on riittävästi nyt työtilaa erilaisille työarjen tarpeille ja edelleen ihmettelemme, miten tilamme taipuivat näin monipuoliseksi kokonaisuudeksi, joka on silti yhtenäinen ja vastaa tarpeitamme.”

Alma Median talousjohtaja Juha Nuutinen:

”Toimiva tila mahdollistaa uusia kohtaamisia ja innovaatioiden syntymisen”

Tampereella Alma Median toimipisteessä työskentelee lähes 200 henkilöä. Toimitilan sijainti on pitkään ollut Finlaysonin kulttuurihistoriallisessa tehdasympäristössä. Koronavuosien jälkeen henkilöstön keskuudessa havaittiin, että Alma Median tilat eivät olleet enää uudessa tilanteessa toimivia. Osa henkilöstöstä palasi innolla koronavuosien jälkeen toimistolle, kun taas osa jatkoi enemmän etätyöskentelyä. Tilamuutoksella lähdettiin vastaamaan uudistuneen työarjen tarpeisiin, sillä toimitiloilta vaaditaan yhä enemmän monimuotoisuutta: mahdollisuutta hybridityöhön, Teams-kokouksiin, arjen hyviin kohtaamisiin ja yhdessä viihtymiseen, sekä monia eri tunnelmaisia työntekemispisteitä.

– Teimme muutostyön käynnistämiseksi henkilöstön keskuudessa tutkimuksen, joka kertoi selkeästi, että tilamuutokselle oli tarvetta. Yhteisten tilojen määrää haluttiin kasvattaa ja samalla yksittäisten, aiemmin henkilökohtaisten, työpöytien valtaamaa pinta-alaa haluttiin vähentää. Työpaikasta on nykyään tullut enemmänkin yhteisö kuin paikka, jossa olisi jokaisella oma työpiste. Tilaratkaisuissa ollaan menossa enemmän kohti eri tunnelmatiloja kuin vakiomuotoista työpisteasettelua, Nuutinen kertoo.

Suunnittelemo Oy valikoitui Alma Median muutostyön läpiviejäksi toimitilasuunnittelun osalta. Projektia Suunnittelemon puolelta vetänyt Milla Lindroos kertoo, että tilamuutostarve oli asiakkaan puolelta jo hienosti selkiintynyt, kun keskustelut yhteistyöstä alkoivat. Suunnitteluvaiheessa suunnittelutiimiä täydensivät sisustusarkkitehti Tiina Terho ja arkkitehti Hanna Achrén.

Työntekijöitä osallistamalla onnistumiseen

Neliömäärä säilyi samana, yhteisen tilan määrää kasvatettiin

– Alma Mediassa oli esimerkillisesti osallistettu ja kuunneltu heti alusta saakka henkilöstöä. Toiminnan monimuotoisuus, historialliset tilat ja uudistustarpeen suunta antoivat meidän työllemme lisähaastetta. Yhteistyöhön oli erittäin mukava tarttua, kun asiakas oli pohjustanut tarpeen ja miettinyt tulevan tilauudistuksen näkökulmia jo hyvin monipuolisesti, Lindroos summaa.

Neuvottelutilojen ja erilaisten yhteistyötilojen määrä kasvoi tilauudistuksen myötä. Alma Median Juha Nuutisen mukaan tilauudistuksessa huokuu vahvasti korona-ajan tuoma työtapojen muutos.

– Emme palanneet koronan jälkeen samanlaiseen työarkeen, kuin mitä se oli ollut uudistusta ennen. Se laittoi meillä työtilamuutoksen liikkeelle. Voimme nyt pitää monipuolisemmin sisäisiä tilaisuuksia, asiakastapaamisia, projektipalavereja, ja kahvihetkiä samoissa tiloissa. Täällä on riittävästi nyt työtilaa erilaisille työarjen tarpeille ja edelleen ihmettelemme, miten tilamme taipuivat näin monipuoliseksi kokonaisuudeksi, joka on silti yhtenäinen ja vastaa tarpeitamme, Nuutinen ynnää lopputulosta.

Ja se muutos

mutkatonta yhteistyötä, useita toiminnallisuuksia

Suunnittelemon Milla Lindroos kiittelee asiakasta visionäärisestä näkökulmasta tilamuutoksen suhteen.

– Henkilöstöä halutaan monissa organisaatioissa innostaa palaamaan aktiivisemmin työpaikalle. Kuitenkaan tilaratkaisut eivät useastikaan vastaa tämän päivän työn tekemisen piirteitä, joten moni äänestää jaloillaan ja jää etätöihin. Alma Mediassa on lähdetty avaamaan tilamuutostarpeita täysin oikein – kuuntelemalla ensin henkilöstöä. Almalla oli koko porukassa muutoshalu ja -draivi, jonka kanssa voitiin saada aikaan pieniä ihmeitä, Lindroos toteaa.

Nuutinen kertoo, että Alma Medialla ihmiset ovat innoissaan muutoksesta.

– Vaikka neliömäärä säilyi samana, olemme hämmästyneitä siitä, miten Suunnittelemo sai näihin neliöihin mahdutettua yrityksemme henkilöstön tarpeisiin erilaisia tiloja: vetäytymistiloja, työn tauottamista sekä projekti- ja kokoushuoneita, ja mm. tapahtumatorin. Tiloissa on monenlaisia tunnelmia, jotka on saatu aikaan älykkäillä sisustus- ja valaistusratkaisuilla. Tämä vastaa enemmän meidän tarpeitamme henkilöstön uudistuneiden työtapojen osalta. Mikä tärkeintä, erilaiset arjen kohtaamiset mahdollistuvat tiloissamme nyt erinomaisesti ja vain se synnyttää uusia ideoita ja innovaatioita, Nuutinen iloitsee.

Yhteistyö Suunnittelemon koko tiimin kanssa oli Nuutisen mukaan täysin mutkatonta. Hän painottaa, että ammattimainen projektinhallinta, asiakkaan haastaminen ja ammattimaisen näkemyksen mukaan tuominen ovat olleet arvokkaita asioita tilamuutosprojektissa.

– Emme itse olisi mitenkään osanneet kuvitella, että näistä neliöistämme voisi saada tällaisen hyödyn irti ja tilat saataisiin näyttämään näin upeilta! Olen saanut itse seurata vähän kuin taustalta, kuinka asioita vain viedään eteenpäin Suunnittelemon toimesta ja olemme nauttineet siitä. Myös Suunnittelemon yhteistyökyky kaikkien projektissa mukana olleiden tahojen kanssa on ollut saumatonta. Henki oli alusta asti sellainen, että meidän ääntämme haluttiin kuulla ja siihen päälle tuotiin hyvä asiantuntijanäkemys, miten tarpeemme ratkaistaan, Nuutinen kiteyttää.

alma median tampereen toimitilan muutos lyhyesti:

Enemmän yhteisöllistä tilaa
Enemmän vapaata tilaa kohdata työkavereita
Vähemmän perinteisiä työpisteitä
Enemmän neuvottelutiloja
Enemmän avointa tilaa, vähemmän isoja seinäratkaisuita

Ja ne kustannukset!

parhaita ratkaisuja kustannusarvio mielessä

Alma Medialla talousjohtaja oli kiinteästi mukana projektissa ja sitä kautta tilamuutoksen kustannukset olivat projektissakin keskiössä. Nuutinen sanoo, että Alma Median tilamuutoksessa oli monta asiaa huomioitavana taloudenkin näkökulmasta.

– Finlaysonin alueen rakennuksissa on mm. suojeltavia rakenteita ja pintamateriaaleja, joten rakennuksissa ei saa tehdä kuin tiettyjä muutoksia. Halusimme säilyttää avotilojen pintamateriaaleista lattian entisellään ja pieniä 1-2 hengen puhelin/Teams -koppeja meillä oli jo valmiina tarpeellinen määrä. Tietyt lähtökohdat muutokselle olivat, mutta silti halusimme melko tuntuvan muutoksen.

Suunnittelemon tiimi toi asiakkaalle sisustus- ja arkkitehtisuunnittelua, sekä valaistuksia koskevia ehdotuksia ja erilaisia vaihtoehtoja tilamuutostyön edetessä. Suunnittelemon Milla Lindroos kertoo, että punaisena lankana kulki ajatus siitä, että investointipäätökset voitaisiin tehdä ilman että työn kustannukset mitenkään muuttuisivat.

– Koemme, että meidän tehtävänämme on aina tarjota parhaat mahdolliset ratkaisut asiakkaalle niin, että itse muutoksen tavoitteesta ei tingitä. Me teemme arviointeja ja ehdotuksia asiakkaalle siitä, millaisilla kalusteilla vaikkapa tuo haluttu muutos saadaan läpivietyä kustannusarvion mukaisella tavalla, Lindroos sanoo.

Nuutinen painottaa, että Suunnittelemon ketteryys ja innovatiiviset ehdotukset oli aina mietitty kustannusten näkökulmasta tarkalleen.

– Me saimme asiakkaana järkeviä vaihtoehtoja päätettäväksi hyvin perusteluin. Projekteissa aina tehdään kompromisseja, mutta meidän osaltamme täytyy sanoa, että päämäärästä emme joutuneet tinkimään yhtään, koska Suunnittelemo osasi ehdottaa meille vaihtoehtoja, jotka olivat yhtä toimivia kohti tavoiteltua päämäärää, Nuutinen sanoo.

Juha Nuutisen vinkit tilamuutosta miettivälle yritykselle:

1. Taustalla on korona-ajan vahvistama työn tekemisen muutos. Mieti, sallivatko tilasi monimuotoisen työn.
2. Henkilöstö mukaan ihan heti startista. Kysy heiltä, se antaa yhteisen suunnan ja sitouttaa henkilöstön mukaan yhteiseen positiiviseen muutokseen.
3. Miettikää, millaisia kohtaamisen tiloja uuden ideoimiselle ja innovaatiotyölle tarvitsette.
4. Hyvä kumppani osaa suunnitella tilat niin, että tilojen käyttöaste kasvaa.
5. Kustannusarvioissa voidaan pysyä, kun se on myös kumppaneiden tahtotila.

Tutustu Suunnittelemon Alma Media -projektiin lähemmin täällä.